Seiri



O sentido literal de seiri é “separar por grau, tipo ou tamanho”. Para os 5S significa: identificar os itens e materiais necessários e desnecessários de cada posto de trabalho, isto é, manter no local de trabalho apenas o que o empregado realmente precisa e usa. Saber utilizar é, antes de mais nada, saber arrumar, separando o que presta do que não presta. Este é o ponto inicial dos 5S: ter o senso, a percepção de saber o que é essencial estar presente no posto de trabalho.

Verificações

Nesta etapa as seguintes verificações devem ser feitas:

Existem objetos guardados há muito tempo, que nunca foram utilizados ou com freqüência de uso muito baixa?

Há coisas desnecessárias?

Existem desperdícios que deveriam ser reduzidos ou eliminados?


A cada resposta afirmativa algo deve ser descartado. Depois de feitas estas verificações, o que for considerado desnecessário deve permanecer por um tempo determinado em um local especial para o descarte. Assim, todos poderão observar se aquilo que será eliminado, não possui outra utilidade. Passando este tempo determinado, o que ainda restar no local escolhido, será considerado realmente desnecessário e deverá ser eliminado do modo mais adequado, seja por meio de doação, ou lixo. Todos os materiais restantes serão trabalhados na próxima etapa do 5S.

Benefícios

Liberação de espaço para os mais variados objetivos;

descarte de ferramentas, armários, prateleiras, cofres em excesso, de sobressalentes e sucatas, bem como de dados de controle ultrapassados e de itens já fora de uso;

eliminação do tempo de procura de documentos e materiais.

Seiton




O sentido literal de seiton é “combinação de arranjo de partes, elementos, peças etc. segundo algum princípio ou método racional”. Para os 5S significa: determinar o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento necessário. Ordenar é a conseqüência natural de arrumar aquilo que se utiliza: é preciso organizar, ordenar o que ficou.

Verificações

Para iniciar a implantação deste S deve-se escolher o lugar certo de cada item, utilizando uma classificação muito simples, que está explicitada a seguir.

Quando um material é usado constantemente, deve ser mantido no local de trabalho ou próximo. Quando sua utilização é ocasional, é mantido um pouco afastado do local de trabalho. Se seu uso é raro, deve ser depositado em lugares afastados do local de trabalho. E finalmente, se um objeto não é usado e o primeiro S foi concluído com sucesso, ele já deve ter sido descartado.

Então se torna importante padronizar e tornar conhecido de todos, além da nomenclatura, a forma de ordenar e acessar os materiais e informações. Todos precisam “falar o mesmo idioma” e conhecer aquilo que está sendo falado para que possam entender-se mais facilmente evitando que um objeto tenha vários nomes

Portanto se identifica cada item de uma maneira que facilite sua localização e manuseio. Para isto utiliza-se muito a comunicação visual (uso de etiquetas, rótulos, cores), que quando bem utilizada, torna-se mais fácil e agradável que a comunicação tradicional (por exemplo grandes textos). Esta comunicação deve ser aplicada de forma criativa, clara, sem deixar dúvidas e com o cuidado de evitar a poluição visual, como o excesso de etiquetas.

Benefícios

rapidez e facilidade na busca de documentos ou objetos;

controle sobre o que cada empregado usa;

diminuição de acidentes, em função de tudo estar mais organizado;

facilidade na comunicação entre todos.

Seiso




O sentido literal de seisou é “retirar sujeiras, utilizando-se de vassoura, deixando sem pó e sujeira”. Para os 5S significa: deixar tudo limpo, com o cuidado de não se estar varrendo só por varrer, espanando só por espanar. A melhor interpretação para senso de limpeza é: não basta varrer tirando pó e sujeira, é importante que cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veículo, máquina ou ferramenta deixe-o nas melhores condições de uso possível. Limpar também é não forçar (um equipamento ou máquina fora de suas especificações), não desperdiçar (não colocar matéria-prima além do necessário), não variar (controlar com rigor os pontos de controle, por exemplo, visando a qualidade do produto).

Verificações:

Primeiramente devem ser identificadas e eliminadas as causas da sujeira. Então é realizado um dia de limpeza geral, o chamado Dia da Grande Limpeza (DGL), com a participação de todos. Neste dia nada pode ser esquecido. Armário, mesas, equipamento, tudo deve ser limpo, não esquecendo do teto, embaixo das máquinas, e outros onde a sujeira se acumula e não percebemos. Certifique-se da existência de cestos de lixo.

Então se verifica a existência de defeitos nos equipamentos. Pois limpeza deve ser entendida como sinônimo de inspeção. O objetivo não é apenas limpar a sujeira, mas também os desperdícios e as relações pessoais. Um ambiente onde há franqueza, transparência e respeito é um ambiente limpo.

As pessoas devem estar conscientes sobre a importância e os benefícios da manutenção da limpeza no ambiente de trabalho. Cada um será responsável pela sua parte, evitando gerar lixo, deixando os utensílios limpos antes de guardá-los, desligando e cobrindo os equipamentos no final do expediente, não jogando nada no chão.

Benefícios


purificação dos postos de trabalho;

satisfação dos empregados em trabalharem em ambientes limpos;

maior controle sobre o estado de equipamentos, veículos, máquinas etc. após o uso, feito pelos próprios empregados;

eliminação de desperdícios, ao se usar materiais e equipamentos da maneira correta.

Seiketsu



O sentido literal de seiketsu é “manter as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis para a saúde”. Para os 5S significa: verificar se o pensamento, se o espírito do programa está sendo implantado, isto é, checar e aprimorar o resultado parcial dos 5S em toda a empresa até esta quarta etapa do processo. É verificar, por exemplo, o estado de banheiros, sanitários, refeitórios, oficinas, áreas operacionais etc. Se todos esses locais estiverem em perfeita ordem pode-se dizer que a empresa está cumprindo o programa satisfatoriamente. Este é um senso que também busca a questão da higiene mental: é necessário a existência de um clima bom de trabalho, com conforto, segurança e com relações saudáveis entre todos os setores da companhia para que os 5S possam ser plenamente desenvolvidos.

Verificações:

Este senso inicia-se com a realização de palestras ou conversas buscando o esclarecimento de possíveis dúvidas sobre os 5S e sobre a importância da saúde de todos. Elaboram-se normas para a realização das diversas atividades, visando regulamentar o raciocínio dos 5S.

Então se identificam os pontos críticos da etapas já aplicadas e os motivos de estarem ocorrendo de acordo com a filosofia dos 5S. Para isto, estabelece-se quem irá verificar o quê. Encontrando algo errado deve-se relatar ao responsável.

Existem alguns elementos que devem ser sempre verificados e devidamente corrigidos, como: visibilidade e iluminação adequadas, presença de poeira, temperatura ideal.

Resumindo, o senso de asseio é a conservação da limpeza e da organização obtidas anteriormente através do estabelecimento de normas e rotinas.

Benefícios:

equilíbrio e mental dos empregados;

melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade;

manutenção de pontos críticos, como banheiros e sanitários, sempre em bom estado de uso;

segurança do trabalho.

Shitsuke




O sentido literal de shitsuke é “treinamento de força mental, física e moral utilizando instruções e auto-treinamento, com força de vontade, na busca da melhoria”. Para os 5S significa: ter os empregados habituados a cumprir os procedimentos operacionais, éticas e padrões estabelecidos pela empresa. Este é o último S e o mais complexo de todos, porque é o momento em que os empregados já devem executar as tarefas como hábitos, sem, contudo, acharem que já está tudo funcionando perfeitamente ou que não há mais em que evoluir. Ao contrário, a autodisciplina requer constante aperfeiçoamento: se está bom pode ficar ainda melhor.

Verificações

É necessário que todos conheçam e percebam a importância dos 5S e de seus resultados e que entendam, concordem e cumpram os procedimentos e as regras solicitadas. Pois só existe dedicação quando as pessoas compreendem e se comprometem com aquilo que estão fazendo. Para isso o ideal seria que todos participassem das decisões tomadas.

As regras e procedimentos precisam ser claras e de fácil entendimento, visto que as pessoas incorporam regras quando percebem que é para o seu bem-estar e de todos e assim as praticam constantemente. Quando pessoas falham deve-se verificar se as instruções foram claras, pois muitas vezes erros ocorrem por falhas na comunicação. Nesta etapa também a comunicação visual pode auxiliar na fixação de conceitos e instruções.

A única maneira de aplicar a disciplina é através de discussões das normas e procedimentos, com a participação de todos e a total compreensão de suas vantagens.


Benefícios


cumprimento dos procedimentos operacionais;

constante auto-análise e busca de aperfeiçoamento dos empregados;

concretização da gestão participativa;

melhor entrosamento entre empregados e gerentes;

confirmação/reavaliação dos valores da empresa;

incentivo a capacidade criativa dos empregados.